Control de Asistencia de Personal para Empresas en Perú: La Guía Completa

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Control de Asistencia de Personal para Empresas en Perú
Control de Asistencia de Personal para Empresas en Perú

La gestión de las ausencias y permisos, retribuidos o no, es necesaria por el bien de la empresa.

Sea cual sea tu tamaño y ámbito de actividad, como CEO, director o gerente, querrás empleados motivados y comprometidos.

Y con una política de bajas transparente y clara, puedes conseguirlo. A todo el mundo le gusta tener la libertad de tomarse tiempo libre cuando es necesario, ya sea por vacaciones, enfermedad o incluso por cuestiones personales o familiares.

Según el investigador de psicología positiva Shawn Achor, tomarse tiempo libre también tiene grandes beneficios para las empresas.

“Cuando el cerebro puede pensar en positivo, la productividad mejora un 31%, las ventas aumentan un 37% y la creatividad y los ingresos pueden triplicarse”.

Shawn Achor
Gestión de personal en recursos humanos
Gestión de personal en recursos humanos

Así que déjame decirte que dejar que tus empleados se vayan de vacaciones puede ser rentable.

A veces no se trata de vacaciones, sino de una ausencia por circunstancias excepcionales.

Y comprender la diferencia entre permisos retribuidos y no retribuidos, sus distintas formas y condiciones, es crucial.

Hemos elaborado esta guía para ayudarte a comprender y responder a las solicitudes de excedencia o ausencia de tus empleados. También hablaremos de una herramienta de software que agiliza el proceso del control de asistencia.

Definición de Gestión de Ausencias y Vacaciones

La gestión de bajas y ausencias es, como su nombre indica, un concepto de RRHH que consiste en la gestión de las ausencias y bajas del personal dentro de una empresa.

Este proceso implica tres pasos clave: la solicitud, la evaluación de la solicitud y la aprobación o denegación de la excedencia.

Concepto de gestión de ausencias y vacaciones de personal
Concepto de gestión de ausencias y vacaciones de personal

¿Qué es una solicitud de excedencia?

Una solicitud de excedencia es cualquier petición de días de vacaciones, presentada por un empleado por un periodo de tiempo limitado y un motivo específico.

Las vacaciones pueden contabilizarse en días laborables y días trabajados, concedidas como no retribuidas o retribuidas. Volveremos sobre ello más adelante.

El objetivo de la gestión de los permisos y ausencias por parte del departamento de RR.HH. es:

  • Regularizar el procedimiento y simplificarlo para los trabajadores
  • Dar a los empleados más fiabilidad y confianza en su baja
  • Centralizar y regular la información sobre bajas en la empresa
  • Evitar errores y solapamientos para no quedarte sin personal
  • Crear un horario que luego se pueda compartir

Leyes y Reglamentos sobre Permisos y Ausencias en Empresas de Perú

El disfrute de permisos y ausencias está estrictamente regulado, ya sea en el número de días de permiso que puede tomarse un empleado, la justificación de sus ausencias, la remuneración durante el permiso…

En el Perú, el 04 de Julio del 2021 se publicó el Decreto Supremo N° 014-2021-TR, que tiene como objetivo modificar el Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, que fueron aprobados mediante Decreto Supremo N° 019-2006-TR.

Expresamente, dice lo siguiente:

“Artículo 25.- Infracciones muy graves en materia de relaciones laborales Son infracciones muy graves, los siguientes incumplimientos:
(…)
25.19 No contar con el registro de control de asistencia, respecto de uno o más trabajadores, o que, teniéndolo, no contenga información mínima, o impedir o sustituir al trabajador en el registro de su tiempo de trabajo.
(…)”.

Más adelante trataremos la mejor opción para contar con un control de asistencia de personal.

Todos los Tipos de Baja que Debes Conocer

Existen muchos tipos de baja, en función del motivo de la baja: maternidad, enfermedad, vacaciones, etc.

No obstante, cada tipo de permiso está regulado por su propia normativa y condiciones.

Ejemplo de tipo de baja al trabajo
Ejemplo de tipo de baja al trabajo

Tienen en cuenta múltiples factores, como la antigüedad, el tipo de contrato o incluso el periodo durante el que se disfruta de la excedencia.

He aquí una lista de los tipos de baja más comunes:

  • Permiso retribuido
  • Permiso de maternidad y paternidad
  • Baja por enfermedad

Ausencias Injustificadas

Hay algunas ausencias que pueden ser sancionadas y castigadas. El empleado se toma la libertad de no acudir al trabajo sin previo aviso.

Entonces se desvincula por completo de la empresa, quizás debido a un clima social desfavorable o a algún otro motivo personal.

Afortunadamente, esta excepción a la regla no es mayoritaria. El absentismo laboral debe examinarse con detenimiento.

Días de Permiso por Fraccionamiento de Descanso

Fuera del periodo legal, un trabajador puede disfrutar de vacaciones adicionales con el acuerdo de su empresa.

Estas jornadas partidas consisten en repartir una parte de las vacaciones a lo largo de todo el año.

En otras palabras, se conceden al trabajador cuando no ha disfrutado de la totalidad de sus vacaciones principales durante el periodo reglamentario.

Lo siguiente es un extracto del Artículo 3.- Fraccionamiento del Descanso Vacacional del Decreto Legislativo 1405.

...el servidor cuenta con hasta siete (7) días hábiles, dentro de los treinta (30) días calendario de su periodo vacacional, para fraccionarlos en periodos inferiores al establecido en el numeral 3.2. y con mínimos de media jornada ordinaria de servicio.

¿Cómo Debe Solicitar la Excedencia el Trabajador?

Disponer de un proceso de solicitud claro permite a los empleados presentar su solicitud correctamente. Especifica si pueden hacerlo a través de un programa informático, por correo electrónico o en papel.

Concepto de solicitud de permiso laboral
Concepto de solicitud de permiso laboral

Hay que seguir el método elegido, pero también adaptarlo a tu personal.

Mantener la coherencia facilitará la gestión de las solicitudes de permisos.

Además, si utilizas un planificador de vacaciones basado en Excel, debes asegurarte de que tienes copias y de que están disponibles en el lugar de trabajo.

¿Cuándo Pueden los Empleados Solicitar Tiempo Libre?

Lo más importante es que te asegures de que hay suficiente personal en la oficina para que la empresa funcione en todo momento en las mejores condiciones posibles.

Para evitar quedarte corto de personal, sobre todo cuando la actividad es alta, puedes decidir imponer un periodo específico durante el cual los empleados no pueden ausentarse.

Por ejemplo, si febrero es un mes en el que la productividad está en su punto álgido para la empresa, puedes optar por que todo el mundo trabaje.

Por otro lado, cuando el ritmo de trabajo es bajo, puedes optar por un permiso retribuido forzoso.

De nuevo, comunica esta información a tus empleados con antelación para que entiendan por qué es necesaria tal o cual práctica.

Procedimiento de Bajas y Ausencias en las Empresas: El Software que Necesitas

La gestión de las bajas y ausencias es una cuestión clave para cualquier responsable de RRHH. Hay dos formas de hacerlo.

  • Gestión manual de permisos, licencias y vacaciones: Muchos responsables de RRHH optan por la gestión manual de las bajas.
  • Gestión automatizada de permisos, licencias y vacaciones: Se hace uso de un software especializado que se integra con muchas otras herramientas.

Puedes optar por la gestión de bajas online y gratuita con diferentes herramientas como correos electrónicos, un archivo Excel o incluso calendarios/agendas físicos. Sin embargo, es propenso a pérdidas y errores, por lo que recomendamos un software dedicado.

Software Buk para asistencia de personas
Software Buk para asistencia de personas

A medida que crecen los recursos humanos, la planificación de las vacaciones se complica y las negociaciones con cada empleado pueden ralentizar el trabajo de los responsables de RRHH.

Existe un software de gestión de bajas que puede ayudarte a simplificar y automatizar este proceso, como el software de Asistencia de personas de Buk Perú.

El uso de programas informáticos es mejor que el de Excel porque permite:

  • Ofrecer a tus empleados la posibilidad de ver fácilmente cuántas vacaciones les quedan y solicitarlas con un solo clic.
  • Centralizar todas las solicitudes de vacaciones en un solo lugar y actualizarlas automáticamente con el programa informático.
  • Aceptar o rechazar solicitudes de baja con un solo clic. El resto se hace automáticamente.
  • Comprobar fácilmente el número de días de vacaciones restantes de cada empleado.
  • Tener acceso a informes completos sobre bajas y ausencias en la empresa

Además de la funcionalidad de gestión de bajas y ausencias, Buk tiene muchas otras características que facilitan y optimizan tus procesos de RRHH.

Palabras Finales

Los “empleados” también son humanos, enferman, necesitan tiempo para descansar y pasar tiempo con sus seres queridos. Sería un error decir que un empleado estará presente en el trabajo todo el tiempo si todo está bien regulado en el lugar de trabajo. Sin embargo, es muy importante hacerlo bien y procurar que los empleados participen en un entorno de trabajo saludable.

Mitigar el absentismo laboral es un proceso a largo plazo, incluso con las políticas adecuadas. Los empresarios deben esforzarse por apoyar a sus empleados y sus aspiraciones en el lugar de trabajo.

Si se toman todas las medidas necesarias en el momento oportuno, tanto el empleado como el empresario saldrán beneficiados. Y ahora sabes que puedes cumplir con la ley, agilizar tu trabajo y optimizar tus procesos de RRHH, todo al mismo tiempo, utilizando un software como Buk.

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