Mail Merge: Enviar Correos Masivos Personalizados GMail

¿Tienes que enviar el mismo correo electrónico a muchas personas con contenido personalizado para cada uno? Tal vez quieras saludar a cada destinatario con su nombre, usar su dirección postal u otros elementos propios de cada uno.

Mail merge o combinación de correspondencia es una función que te permite crear múltiples copias de correos electrónicos para enviar a tus contactos. Cada correo electrónico puede incluir tanto contenido estándar como personalizado. La información que utilizas para personalizar cada email se toma de tu fuente de datos como una lista de contactos.

• Alternativa recomendada: Cómo Enviar Correo desde una Hoja de Cálculo con un Script

Si usas Gmail como tu cliente de correo electrónico principal, no hay una función incorporada de Mail merge. Sin embargo, hay un complemento Mail merge disponible para Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) que enlaza con tu cuenta de Gmail. Te mostraré cómo usar la combinación de correspondencia para Gmail con archivos adjuntos para personalizar un lote de los mismos correos electrónicos y enviarlos.

1. Instalar complemento Mail Merge para Gmail con archivos adjuntos

• Antes de instalar y usar el complemento Mail Merge, inicia sesión en la cuenta de Gmail que deseas usar.
• Luego, instala el complemento Mail Merge para Hojas de cálculo de Google.

Instalar Mail Merge

• Haz clic en Continuar en el cuadro de diálogo ¡Empecemos! para dar permiso al complemento de funcionar.

• Se enumeran los diversos permisos requeridos por el complemento. Haz clic en Permitir para otorgar el permiso al complemento de acceder a tu cuenta de Gmail.

• Se muestra Mail Merge – Getting Started Guide. Haz clic en la X para cerrar el cuadro de diálogo.

2. Crear la plantilla: Create Merge Template

El complemento Mail Merge abre una nueva hoja de cálculo sin título en Hojas de cálculo de Google en una pestaña nueva.

• Ve a Complementos> Mail Merge with Attachments > Create Merge Template.

• Se crea una plantilla en la hoja de cálculo Sin título, que contiene las columnas obligatorias, como First Name, Last Name, and Email Address. (Puedes editarlas y cambiarle de nombre)

3. Importar o ingresar tus contactos

• Ahora, debes agregar los contactos que deseas usar a esta hoja de cálculo. Para hacerlo, ve a Complementos> Mail Merge with Attachments> Import Google Contacts.

Importar tus contactos es la forma más rápida de agregarlos. Pero también puedes ingresar manualmente la información para los destinatarios en la hoja de cálculo.

• Si tiene ciertos grupos de destinatarios a los que envías correos electrónicos por lotes, es posible que desees crear grupos en tus Contactos de Google.

• Selecciona el grupo que contiene las direcciones de correo electrónico que deseas usar de la lista desplegable y haz clic en Import Contacts. Si el cuadro de diálogo no se cierra automáticamente, haz clic en la X en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.

4. Agregar un archivo adjunto para un contacto

Uno de los elementos que puedes personalizar en cada correo electrónico es el archivo adjunto. Puede adjuntar un archivo diferente a cada correo electrónico usando un enlace al archivo en tu cuenta de Google Drive.

• Para hacer esto, abre una nueva pestaña e inicie sesión en Google Drive. Luego, carga el archivo que deseas adjuntar al correo electrónico. Puede arrastrar el archivo a la ventana del navegador para cargarlo.
• A continuación, haz clic con el botón derecho en el archivo cargado y haz clic en Obtener enlace para que se pueda compartir.

En el cuadro de diálogo emergente, asegúrate de que el control deslizante Compartir mediante enlace está activado (verde).

• Si el intercambio de enlaces ya está activado, la URL se copiará automáticamente cuando seleccionas Obtener enlace. Si no viste un mensaje que indica que el enlace se copió en el portapapeles, seleccione la URL en el cuadro de diálogo y cópialo.
• Vuelve a la hoja de cálculo de Mail merge y pega la URL en la columna Archivos adjuntos (o como lo hayas nombrado) para la persona a la que deseas enviar este archivo. Puedes enviar un archivo diferente a cada contacto en tu lista.

También puedes incluir varias URL de archivos adjuntos, separadas por comas.

5. Programar fecha y hora para enviar el correo electrónico

La columna Fecha Programada (o Scheduled Data por defecto) te permite especificar una fecha y hora para enviar el correo electrónico, que podría ser diferente para cada persona.

• Para programar un correo electrónico, ingresa la fecha y hora deseadas, utilizando el formato dd/mm/aaaa hh:mm, en la columna Fecha programada para el contacto deseado.

Para enviar los correos electrónicos inmediatamente una vez que están configurados, deje las celdas de la columna Fecha programada en blanco.

6. Agregar contenido personalizado

Además de los campos estándar que se incluyen en la plantilla de Mail merge, puedes agregar otros campos personalizados. Tal vez quieras agregar información como la dirección de correo electrónico y el número de membresía de cada destinatario. Puedes agregar columnas a la hoja de cálculo para almacenar esa información.

• Para este ejemplo, voy a agregar algo simple. En cada correo electrónico, quiero utilizar el apellido del destinatario precedido por una abreviatura (Sr., Sra. o Srta.). Entonces, voy a agregar una columna de Título.
• Para agregar una columna a la hoja de cálculo de Mail merge, mueve el mouse sobre el encabezado de la última columna. Haz clic en el botón de flecha hacia abajo que aparece y luego haz clic en Insertar 1 a la derecha.

• Haz clic en la celda azul del encabezado y cambia el nombre de la columna por un nombre apropiado. Utilizarás este nombre en tu borrador de correo electrónico en Gmail para insertar el valor en cada correo electrónico más adelante.
• Luego, ingresa el valor apropiado para cada contacto en las celdas debajo del nombre de la columna.

7. Crear el borrador del correo electrónico en Gmail

Ahora es el momento de crear el borrador del correo electrónico que deseas enviar a los contactos en tu hoja de cálculo de  Mail Merge y usar campos variables para personalizar cada correo electrónico.

• Abre una pestaña nueva e inicie sesión en la misma dirección de Gmail que utilizaste para la hoja de cálculo de Mail Merge. Crea un nuevo correo electrónico y escribe el asunto y el cuerpo del mensaje de correo electrónico. También puedes agregar formato de texto enriquecido e imágenes en línea en tu borrador de correo electrónico.
• Para incluir campos variables en el correo electrónico, como Título y Nombre, inserte los nombres de campo usando la notación {{nombre de campo}}. Por ejemplo, agregamos {{Titulo}} {{Nombres}} a nuestro correo electrónico.
• También puedes agregar campos variables a la línea de asunto. Si has agregado URL de archivos adjuntos a la hoja de cálculo de combinación de correspondencia, no es necesario que agregue ese campo de variable al correo electrónico. Se incluirán automáticamente en los correos electrónicos.

NO hagas clic en Enviar .

8. Configurar la combinación de correspondencia (Mail Merge)

• Regresa a la hoja de cálculo de Mail Merge y ve a Complementos> Mail Merge with Attachments > Configure Mail Merge.

• Ingresa la información para el mensaje de correo electrónico, como el Nombre completo del remitente (Sender’s Full Name), la Dirección CC y la Dirección BCC.
• Si la dirección de correo electrónico del remitente es diferente de la dirección de Gmail con la que iniciaste sesión, selecciona la dirección de correo electrónico de la lista desplegable. La dirección de correo electrónico registrada también se usa como Dirección de respuesta, pero puedes cambiar eso.

• Finalmente, haz clic en Continue.

9. Enviar un correo electrónico de prueba

• Selecciona Use an existing Gmail draft message as template de la primera lista desplegable. Luego, selecciona el borrador que deseas usar de la lista desplegable Select Gmail Draft.

• Es una buena idea probar tu combinación de correspondencia, por lo tanto, haga clic en Send a Test Email.
• Recibirás el correo electrónico de prueba en la cuenta que iniciaste sesión como en la hoja de cálculo de Mail Merge. Se utilizan los valores de campo variable del primer contacto en tu lista importada.

Cualquier URL de archivo adjunto que agregues aparecerá en la parte inferior del mensaje. Puede descargar el archivo desde el enlace o guardar el archivo en tu cuenta de Google Drive.

10. Ejecutar: Run Mail Merge

Vuelve a la hoja de cálculo de Mail Merge y haz clic en Run Mail Merge para comenzar a enviar los correos electrónicos. Si agregó fechas y horas a la columna Fecha programada para cualquiera o todos los contactos, los correos electrónicos se enviarán en esa fecha. Los correos electrónicos a los contactos que no tengan fecha y hora programadas se enviarán de inmediato.

• Una vez completada la combinación de correspondencia, haz clic en Done.

11. Cambiar nombre de la hoja de cálculo de Mail Merge

La hoja de cálculo de Mail Merge se guarda automáticamente como el nombre predeterminado Hoja de cálculo sin título. Si desea usar esta hoja de cálculo nuevamente, puedes darle un mejor nombre.

Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo de Mail Merge, haz clic en el nombre en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo.

Escriba un nuevo nombre. Este nuevo nombre se muestra en la hoja de cálculo.

El nuevo nombre que ingresaste también se usa como el nombre del archivo en tu cuenta de Google Drive. Ahora puedes usar esta combinación de correspondencia nuevamente y cambiarla según sea necesario.

Mail Merge también está disponible como función incorporada en Word para Windows , Word para Mac y Outlook 2013 o 2016 en Windows.

¿Utilizas la combinación de correspondencia? ¿Has encontrado alguna otra forma de fusionar correspondencia en Gmail o formas de combinar correspondencia en otros servicios de correo electrónico? Deja tu comentario para conocer tu experiencia. ¡Y no olvides compartir este artículo! :’)