A menudo, los empleados de las empresas eligen Skype y Telegram como servicios para tratar asuntos relacionados con el trabajo. Pero, ¿es cómodo y seguro? Si tu empresa se encuentra en esta situación, este material es para ti.
Te contamos por qué las aplicaciones más populares no son adecuadas para fines empresariales y por qué deberías introducir una excelente mensajería instantánea corporativa en tu red.
¿Cómo Debe ser un Mensajero de Empresa?
La tarea de los mensajeros corporativos es proporcionar una herramienta sencilla para debatir cuestiones laborales. Seguridad y comodidad son las dos cosas primordiales que debe garantizar una aplicación de mensajería.
Un mensajero debe garantizar la seguridad de los datos confidenciales y disponer de un conjunto de funciones adaptadas a las necesidades de las empresas modernas: videollamada gratis ilimitadas, comunicación estructurada y multiplataforma.
Averigüemos si las redes sociales y los mensajeros más populares son adecuados para la comunicación entre empleados.
Redes Sociales y Demasiada Información Personal
Las redes sociales son adecuadas para mantener conversaciones amistosas. Pero no pueden considerarse una herramienta de comunicación empresarial: se hace demasiado hincapié en la vida privada de una persona. Una página de Facebook puede contener información no destinada al jefe o al socio.
Muchas empresas tienen una actitud negativa hacia el uso de las redes sociales en horario laboral y han recurrido a bloquearlas. Obviamente, se necesita algo más para hablar de asuntos de trabajo, como los mensajeros, que no contendrán mensajes personales, fotos o música.
Skype y la Privacidad
Skype se utiliza tanto para la comunicación personal como empresarial. En muchas empresas, los empleados resuelven las tareas laborales utilizando este servicio. Esto se ve facilitado por su cómoda funcionalidad: llamadas, conferencias y accesibilidad en cualquier dispositivo. Skype fue el primer servicio de mensajería en introducir la telefonía, lo que le convirtió en líder en llamadas internacionales.
Sin embargo, una serie de deficiencias impiden que se convierta en la aplicación ideal para la red corporativa. Por ejemplo, no se puede buscar en el historial. Pero la principal desventaja es la falta de privacidad. Toda la información se almacena en los servicios de mensajería. Así, el contrato de usuario contiene una cláusula según la cual Microsoft tiene derecho a recopilar información sobre los usuarios. (Puedes leer el Suplemento de privacidad de Microsoft Skype Empresarial)
¿Por Qué No Utilizar Skype/Whatsapp/Telegram/Viber/ICQ?
Además de su funcionalidad limitada, los mensajeros comunes pueden interferir en la comunicación normal dentro de una empresa. En la comunicación personal, cada uno prefiere utilizar una aplicación concreta, por lo que puede resultar difícil «contactar» con alguien que utilice una sala de chat diferente. Mucha gente no está pendiente de las notificaciones de su smartphone durante la jornada laboral, por lo que la comunicación se hace más difícil.
El segundo problema es el uso habitual de las aplicaciones. Suscribirse a feeds de Telegram, chatear con amigos, discutir asuntos familiares son distracciones. Además, siempre existe el riesgo de enviar algún archivo personal en la correspondencia de trabajo.
Los colegas no siempre se intercambian los números de teléfono, por lo que empiezan a surgir dificultades a la hora de tratar cuestiones operativas. Cuando una persona nueva se incorpora a un equipo grande, no puede establecer rápidamente contactos con todo el mundo. En las grandes empresas, la comunicación entre departamentos se vuelve confusa. Como resultado, toda la comunicación empresarial se convierte en un caos.
Hay más inconvenientes y tiene que ver con privacidad y seguridad:
- Telegram utiliza un algoritmo de cifrado patentado, MTProto, que muchos expertos consideran débil.
- WhatsApp es propenso a ataques. No vamos a expandirnos en ello, pero debes saber que Jeff Bezos fue hackeado al abrir un inocente vídeo por WhatsApp.
- WhatsApp mantiene los metadatos de los mensajes en sus servidores sin cifrar, a diferencia de los mensajes que están cifrados E2E.
- Viber sigue conservando metadatos y su política de privacidad es bastante invasiva.
Mensajería Empresarial con TrueConf
Como ya hemos establecido, las aplicaciones de mensajería más populares tienen una serie de inconvenientes que impiden que se conviertan en un medio conveniente de comunicación empresarial. Algunos no pueden garantizar la confidencialidad, mientras que otros confunden la vida personal con la profesional. La salida se ve como un mensajero corporativo independiente.
Una de estas opciones es TrueConf. Se trata de un servicio de chat local que incluye casi todo lo necesario para fines corporativos. Cumple con diferentes normativas como HIPAA, GDPR y está certificada con la ISO 27001.
Imagina administrar todas sus interacciones empresariales y protegerla en tus propios servidores. Gracias a TrueConf, no tendrás que ceder tus datos corporativos a ningún servicio externo en la nube ni a ningún tercer. Puedes operar todo el sistema de conferencias y mensajería dentro de tu propia red.
TrueConf es una de las aplicaciones más completas en privacidad y que es fácil de usar. Cuenta con cifrado de datos multimedia con AES-256, SRTP, H.235, políticas de permisos, autorización segura OAuth 2.0, entre otras funciones adicionales.
TrueConf tiene las funciones que necesitas para crear un espacio cómodo para que los empleados se comuniquen. Como en otras plataformas, se comparten documentos, vídeos e imágenes, se admiten llamadas de voz y vídeo, y se pueden organizar como una conversación de grupo.
Conclusión
En conclusión, las aplicaciones de mensajería ofrecen comodidad y flexibilidad para la comunicación empresarial, pero las organizaciones deben asegurarse de tener en cuenta la seguridad a la hora de elegir una app.
Aunque aplicaciones populares como Skype, WhatsApp, Telegram o Viber son cómodas, puede que no ofrezcan la plataforma de mensajería más segura.
Para asegurarte de que tu empresa no es víctima de una posible violación de datos, es esencial que introduzcas en tu red una solución de mensajería instantánea corporativa más segura.
TrueConf es un claro ejemplo de mensajería instantánea para la red corporativa que tiene la funcionalidad de la mayoría de otros servicios populares.
Los aspectos como el almacenamiento de todos los mensajes en el servidor de la empresa, la posibilidad de separar la comunicación personal de la profesional, la multiplataforma y la garantía de total confidencialidad la convierten en una aplicación ideal para trabajar.
