Como cualquier otro proceso dentro de tu organización, el onboarding puede mejorarse, sobre todo aprovechando las oportunidades que ofrecen las herramientas digitales. Ya sea para automatizar una serie de tareas, garantizar un mayor seguimiento o simplemente para adaptar tu empresa a los nuevos retos de la incorporación de nuevos empleados en una organización de teletrabajo o totalmente remota, hay muchas formas de mejorar tu proceso de incorporación con un recorrido digital.
La cuestión ahora es cuándo es necesario implantar un proceso de incorporación digital. ¿Qué herramientas y software son adecuados para un proceso de incorporación en línea? ¿Cómo crear una centralita dedicada a los recién llegados que utilice la tecnología sin dejar de lado el toque humano del primer día de un nuevo empleado?
Proceso de Onboarding en Empresas
¿Qué es el Onboarding Digital?
Traducido como “incorporación“, el onboarding es un proceso utilizado por las empresas para garantizar que se valora la integración de los nuevos empleados. Su objetivo es poner en marcha acciones que faciliten la llegada de un nuevo empleado a la empresa. Estos métodos pretenden :
- Establecer rápidamente vínculos con los miembros del equipo
- Adaptarse al nuevo entorno de trabajo
- Asumir el nuevo trabajo con serenidad y compromiso
Se trata de un proceso de incorporación en el que varias etapas, o incluso todas, se apoyan y acompañan mediante soluciones digitales. Así, será posible dotar al recién llegado, a su responsable o incluso a recursos humanos de una plataforma común, ya sea a través de un SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos) o incluso de herramientas más tradicionales.
Por ejemplo, podemos imaginar un proceso de incorporación digital en el que el recién llegado reciba automáticamente un correo electrónico a su llegada en el que se le expliquen las diferentes etapas de su integración en la empresa, una fuente de recursos en la que pueda encontrar documentos importantes, o incluso un organigrama que le ayude a orientarse a la nueva estructura empresarial.
A Quiénes Beneficia el Proceso del Onboarding Digital
Hay que distinguir las ventajas de digitalizar el proceso de incorporación en función de cada parte interesada: el recién llegado, su responsable, los recursos humanos y la propia empresa.
- Para el recién llegado, se tratará de disponer de una o varias herramientas para crear un programa de integración claro, con una visión precisa, que le ofrezca una mejor experiencia.
- Para el directivo, es la seguridad de ofrecer a los nuevos miembros del equipo un marco que garantice una integración homogénea y, sobre todo, un ahorro de tiempo al evitar tener que comprobar todas las tareas repetitivas y de escaso valor añadido.
- Para los recursos humanos, se tratará de tener una visión global de los recién llegados y de sus progresos, pero también de poder seguir con gran precisión la integración de una persona muy alejada en la organización o jerárquicamente hablando.
- Por último, para la empresa, un programa de onboarding digital permite crear una experiencia satisfactoria y profesional que se asociará a la imagen de la organización. Por tanto, es una forma de reforzar su atractivo, su marca de empleador o, más sencillamente, el compromiso de sus empleados.
Para todas las partes interesadas sería conveniente utilizar una herramienta digital que facilite el proceso del onboarding digital. Descubrámoslo a continuación.
Utilizar Software de Onboarding o Digitalizar el Proceso de Onboarding
Según los últimos estudios, encontramos muchas empresas que no adoptan un proceso de onboarding. Vivimos en una época en la que las empresas están poniendo todo de su parte para adquirir y retener talento. El error que cometen muchas empresas es detenerse en la etapa de contratación y no continuar con su función de guiar a los nuevos empleados a través de cada etapa del viaje para garantizar su éxito.
Sin embargo, es importante señalar que, aunque se comprende bien la importancia de una incorporación estructurada, las herramientas para integrar a un nuevo miembro suelen ser tradicionales. En efecto, se trata principalmente de documentos Excel, plantillas de correo electrónico o recordatorios de tareas anotados en el calendario. Todo este proceso manual requiere un gran rigor para no pasar por alto ninguna información. Además, requiere mucho tiempo. Por lo tanto, es esencial pensar en optimizarlo. Para ello, se recomienda definir el proceso de incorporación y utilizar un software de recursos humanos que lo simplifique y lo haga más eficaz.
Utilizar un software de incorporación te libera de algunos de los aspectos administrativos de la integración de un nuevo empleado. De este modo, podrás gestionar la contratación y la integración de los empleados desde una única interfaz.
¿Por qué es Esencial Garantizar un Buen Proceso de Onboarding?
El onboarding es una fase importante del proceso de incorporación de un nuevo empleado. Después de todo, debes saber que un empleado bien integrado encontrará fácilmente su lugar en el departamento. Como resultado, estará más motivado, comprometido e implicado.
Además, cabe señalar que este enfoque es muy beneficioso para la empresa. Contribuye a aumentar la eficacia y la productividad del empleado. También es importante fidelizar al empleado y proporcionarle todas las claves para facilitar su adaptación a este nuevo entorno. Este proceso garantiza el desarrollo del empleado en buenas condiciones.
Un nuevo empleado que se incorpora a una empresa que no cuenta con un programa de incorporación se encuentra solo desde el primer día.
La imagen de la empresa no será positiva y es probable que el deseo de continuar y de invertir se vea afectado.
Por esta razón, se recomienda encarecidamente establecer una dinámica de integración para cada nuevo empleado con el fin de evitar cualquier salida precipitada.
No Olvides Incluir el Elemento Humano en el Proceso de Onboarding Digital
Si bien la tecnología es una excelente forma de compartir información y hacer que la experiencia de incorporación sea más fluida tanto para el recién llegado como para su gestor, es necesario recordar que la incorporación no es simplemente una lista de tareas que hay que completar, supervisadas por un gestor oculto tras una herramienta, sino los primeros pasos de un viaje humano entre una persona que se incorpora a una nueva organización y un grupo de individuos.
Por tanto, es necesario garantizar que las herramientas y el itinerario de onboarding digital proporcionen un método a los gestores y ahorren tiempo a todas las partes interesadas en el onboarding, para que puedan centrarse en lo que realmente importa: el aumento de las competencias del salario, su integración social, la comprensión de su papel y su adhesión a la cultura de la empresa.
