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5 maneras de controlar el Spam en Outlook

5 Maneras de controlar el Spam en Outlook

El spam sigue vivo a pesar de todos nuestros esfuerzos por acabar con él, pero Outlook tiene algunas características que ayudan a reducirlo. Aquí hay algunas cosas que cualquier persona puede hacer, además de algunos consejos para trabajar dentro de un sistema corporativo de Outlook.

1. Usar “Bloquear Remitente” con frecuencia

Utiliza la características “Bloquear remitente” de Outlook para agregar correo no deseado intrusivo a tu lista de bloqueo de remitentes y luego muévalo a la carpeta de Correo no deseado. Esto funciona bien si recibes menos de una docena de correos electrónicos por día.

Bloquear remitente para reducir spam en Outlook

Bloquear remitente para reducir spam en Outlook

La manera de hacer esto es seleccionar el correo electrónico no deseado, hacer clic con el botón derecho, elegir Correo no deseado en el menú desplegable y haga clic en Bloquear remitente. O bien, seleccione Inicio > Correo no deseado > Bloquear remitente. Outlook lo marca y lo reubica inmediatamente.

Bloquear remitente OutLook

Característica de Bloquear remitente en OutLook

2. Configurar una lista de Remitentes bloqueados

Si recibes una gran cantidad de spam de un solo ISP o país, o de un grupo de phishing que se hace pasar por una organización legítima, como Yahoo6.com, epaypal.com, etc., puedes agregar estos correos a tu lista de Remitentes bloqueados por compañía, grupo, país, ISP u otros criterios.

Selecciona Inicio > Correo no deseado > Opciones de correo electrónico no deseado y haz clic en la pestaña Remitentes bloqueados. Haz clic en el botón Agregar e ingresa un código de país, un dominio de grupo o incluso una compañía falsa.

Ojo, no necesitas comodines para bloquear todos los correos electrónicos de un grupo o empresa. Simplemente ingresa el nombre solo (epaypal.com). Haz clic en Aceptar > Aplicar > Aceptar. Tarea completa.

3. Crea reglas para clasificar, mover y más

Outlook tiene una función llamada “Crear regla” que ofrece administración personalizada de correo electrónico según las condiciones que definas en tu libro de reglas virtual. Al igual que las macros, estas reglas automatizan las tareas repetitivas que realizas a diario, como decirle a Outlook qué correos electrónicos mostrar en ventanas específicas, mover correos electrónicos a otras carpetas y/o crear alertas con sonidos personalizados.

Crear regla en Outlook

Crear regla en Outlook

Selecciona el correo electrónico que desea mover a otra carpeta. Selecciona Inicio > Reglas > Crear regla. En el cuadro de diálogo, Outlook pregunta: Al recibir un correo electrónico con las condiciones seleccionadas (De, Asunto, Enviado a), hacer lo siguiente: Mostrar en la ventana Alerta de nuevo elemento, Reproducir un sonido seleccionado o Mover elemento a la carpeta. Outlook asume que desea marcar los tres cuadros superiores, pero puedes desmarcar aquellos que no correspondan. En el panel inferior, marca las casillas que realizan las acciones que necesitas, luego haga clic en Aceptar .

Ejemplo: Todos los correos electrónicos no deseados con De: Cloud Pro… y Enviado a: Llontop se marcan y se envían a la carpeta Correo no deseado. La línea de asunto aquí tiene demasiadas palabras para una buena coincidencia, por lo que este recuadro de campo no se ha marcado.

Reglas para correo no deseado Outlook

Reglas para correo no deseado Outlook

4. Asistente de reglas (opciones avanzadas)

Puedes crear reglas que bloqueen el correo no deseado o configurar una cantidad de otras tareas útiles según los criterios específicos que establezcas.

Para este ejemplo: Usernon recibe una gran cantidad de correos electrónicos no deseados con archivos adjuntos en su Bandeja de entrada que no están dirigidos a su dirección de correo electrónico. En este caso, el correo electrónico se envió a alguien llamado otrousuario@gmail.com, pero Usernon lo recibió en su lugar. Esta es una estafa de phishing común que se intensificó con el tiempo, por lo que decidió crear una regla para automatizar un proceso que mata estos ataques de spam.

Seleccione Inicio > Reglas > Crear regla. En el cuadro de diálogo Crear regla, haz clic en el botón Opciones avanzadas.

En el cuadro de diálogo Asistente para reglas , Outlook pregunta: “¿Qué condiciones desea comprobar?”

  • Paso 1: Seleccione las condiciones. Desplácese por la lista y elija las condiciones que se apliquen a tu situación particular. En este ejemplo, Usernon ha seleccionado donde mi nombre no está en el cuadro Para y con datos adjuntos. Outlook ingresa las condiciones en el cuadro Paso 2:. Haz clic en Siguiente.
Opciones Avanzadas Asistente para reglas Outlook

Opciones Avanzadas Asistente para reglas Outlook

  • En el segundo diálogo del Asistente de reglas, Outlook pregunta: ¿Qué desea hacer con el mensaje? Paso 1: Seleccione una o varias acciones. Usernon escogió mover a la carpeta especificada.
Reglas y alertas de correo no deseado

Reglas y alertas de correo no deseado

Observa el texto subrayado en “especificada” y haz clic, luego selecciona la carpeta Correo no deseado y haz clic en Aceptar. Outlook agrega esta acción a tu regla, luego vuelve a mostrar la regla adicional en un nuevo cuadro de Paso 2. Haz clic en Siguiente.

  • En el tercer diálogo del Asistente de reglas, Outlook pregunta: ¿Hay excepciones? Paso 1: Seleccione Excepciones. Usernon decidió agregar una excepción de seguridad: si el remitente está en la libreta de direcciones especificada, entonces no haga nada. Marca la casilla de excepción, haz clic en la Libreta de direcciones “especificada” subrayada, seleccione la lista de contactos correspondiente y luego haz clic en Agregar.
Excepciones en el Asistente de reglas Outlook

Excepciones en el Asistente de reglas Outlook

Observe que el nuevo cuadro del Paso 2 contiene todas las reglas que acabas de crear. Si es aceptable, haz clic en Finalizar.

Se abre el cuadro de diálogo Asistente de configuración de reglas de finalización y solicita que especifique un nombre para esta regla (o colección de reglas, en realidad). Ingrese un nombre descriptivo, marca la casilla “Activar esta regla” y haz clic en Aceptar. Ahora, todos esos correos electrónicos fraudulentos de phishing y spam irán directamente a tu carpeta de correo no deseado.

Creación de reglas con Outlook

Creación de reglas con Outlook

5. Revisar las carpetas de spam a menudo

Los filtros de spam, phishing y bloqueo, y las reglas que los gobiernan, vienen en múltiples niveles. Además de los filtros y las reglas que creas en tu propia computadora, tu software de correo electrónico, antivirus, proveedor de Internet, administrador de red y posiblemente otros, tienen varios sistemas para proteger a los usuarios de las comunicaciones dañinas y/o no solicitadas. Las técnicas a menudo agresivas que utilizan estos sistemas para filtrar el spam significan que algunos correos electrónicos legítimos pueden no llegar.

Revisa tus carpetas de spam con frecuencia en todos los niveles, especialmente si esperas una comunicación que nunca aparece.

Si estás en una compañía y te faltan correos electrónicos, habla con tu administrador de red para determinar si el contenido de las carpetas de spam está accesible y disponible para revisar. De lo contrario, solicite a tus amigos y colegas que supervisen sus comunicaciones y lo llamen si no responde oportunamente. O bien, si las políticas de tu compañía lo permiten, considera proporcionar una segunda dirección de correo electrónico de respaldo para ‘atrapar’ a aquellos correos que se desvían y se adentran en trampas corporativas.

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