La sincronización y la copia de seguridad de los archivos se utilizan a menudo como soluciones intercambiables para la protección de los datos, pero existen diferencias críticas entre ambas opciones, especialmente cuando se trata de la restauración de datos, que todos los propietarios de empresas deberían comprender.
Hacer una copia de seguridad significa copiar manual o automáticamente los archivos de una ubicación a otra, normalmente de una unidad física a otra, aunque también podría ser a una ubicación en línea. Sincronizar significa copiar o eliminar archivos manual o automáticamente según sea necesario para garantizar que dos ubicaciones tengan un conjunto idéntico de archivos. La sincronización es más rápida, pero conlleva un riesgo.
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Exploremos las diferencias entre la sincronización y la copia de seguridad de los datos.
Copia de Seguridad de Archivos (Backup)
La copia de seguridad (backup) se refiere a la copia de datos de una ubicación a otra. Por ejemplo, duplicar la información del portátil a un disco duro externo, a la nube, a otro ordenador o a una unidad flash.
La copia de seguridad de los archivos suele ser la forma más tradicional y fiable en que una empresa protege sus activos digitales y garantiza la continuidad del negocio.
Las ventajas de hacer copias de seguridad de los archivos son:
- Puede ser automática, por lo que los usuarios pueden estar seguros de que su información está a salvo, sin tener que hacer nada
- Los usuarios no necesitan conocimientos técnicos, como configurar carpetas específicas o soltar la barra de comandos para actuar
- Las copias de seguridad que se realizan varias veces al día proporcionan instantáneas de tus datos, lo que te permite acceder a varias versiones de tu contenido
- Con los servicios de copia de seguridad gestionados en la nube, no necesitas una infraestructura local y puedes comprobar el estado de la copia de seguridad en cualquier momento y lugar
Las copias de seguridad también son útiles para quienes almacenan grandes cantidades de vídeos. La sincronización suele funcionar con servicios basados en la nube pública, que tienen límites de almacenamiento. Para ahorrar espacio, la mayoría de la gente opta por almacenar los vídeos localmente y luego hacer una copia de seguridad.
Sincronización de Archivos
Sincronizar datos, normalmente significa que dos dispositivos fusionan la misma y más reciente información disponible. El ejemplo más común en las empresas es el uso de servicios de sincronización y compartición como:
- Dropbox
- Box
- Google Drive
- OneDrive
- Evernote
Estos servicios permiten que los datos se almacenen en un repositorio de datos aprobado y que cualquier persona con permiso pueda acceder a ellos de forma remota a través de ordenadores, portátiles, tabletas o smartphones.
Aunque la sincronización puede ser una opción increíblemente poderosa para acceder y colaborar en el trabajo, a menudo es más eficaz con un sistema de copia de seguridad adicional.
Esto es así por varias razones, la primera es que los archivos sincronizados pueden perderse fácilmente, ya que la sincronización de directorios entre máquinas puede resultar confusa. E incluso cuando se paga el precio para ayudar a mejorar la capacidad de búsqueda, como los productos de sincronización selectiva, la configuración puede ser demasiado técnica.
En segundo lugar, sincronizar con uno de estos programas no hace que tu contenido sea inmune a los ataques de ransomware (algo muy común hoy en día).
Por ejemplo, si te entra un ransomware en tu portátil local y luego te conectas a una sincronización de datos en la nube como OneDrive, el malware no sólo cifrará los datos de tu portátil, sino que también puede sincronizarlos con la nube, infectarla y, por tanto, poner en riesgo tus datos sincronizados.
Ejemplo de Comparación: Backup vs Sincronización
Como ejemplo práctico de las diferencias entre una copia de seguridad y una sincronización, imagina que tienes un PC y un disco duro externo que se utiliza para hacer copias de seguridad. El lunes creas un archivo titulado «A» en el PC. El martes creas un archivo titulado «B» en el PC. El miércoles borras el archivo «A» en el PC. A continuación, realizas una copia de seguridad diaria o una sincronización diaria.
Casos de Uso:
Copia de seguridad diaria
Si haces una copia de seguridad diaria, al final del lunes copias el archivo «A» en el disco externo. Tanto el PC como la unidad externa tienen el archivo «A». Al final del martes, copias tanto el archivo «A» como el archivo «B» en la unidad externa, aunque el archivo «A» no ha cambiado. Tanto el PC como la unidad externa tienen ahora los archivos «A» y «B». Al final del miércoles, se copia a través del archivo «B» en la unidad externa. El PC ahora sólo tiene el archivo «B», mientras que la unidad externa tiene los archivos «A» y «B».
Sincronización
Si sincronizas diariamente, al final del lunes copias el archivo «A» en el disco externo. Tanto el PC como el disco externo tienen el archivo «A». Al final del martes, sólo copias el archivo «B» en la unidad externa (ya tiene el archivo «A»). Tanto el PC como el disco externo tienen ahora los archivos «A» y «B». Al final del miércoles no copias ningún archivo, pero como has sincronizado, borras el archivo «A» del disco externo porque se ha borrado en el PC. Tanto el PC como el disco externo ahora sólo tienen el archivo «B».
Sincronización vs. Copia de seguridad: Recuperación de datos
Cuando se trata de recuperar datos, hay marcadas diferencias entre los servicios de sincronización y uso compartido y la recuperación de copias de seguridad.
Cuando se trata de sincronizar y compartir, la mayoría de las veces sólo se pueden recuperar los datos a través de Internet. Esto significa que si necesitas acceder a varios gigabytes de datos, el proceso no sólo puede llevar mucho tiempo, sino que tampoco es un método fiable de recuperación, ya que puede haber errores si la conectividad a Internet se cae o los archivos no se transfieren.
Además, si tienes que pagar por el almacenamiento o la salida de los datos, recuperar la información puede resultar caro con los servicios de nube pública o de sincronización y compartición.
Las copias de seguridad de los datos deberían facilitar a las organizaciones:
- Recuperar archivos y carpetas perdidos
- Localizar correos electrónicos, contactos, archivos y carpetas mediante sólidas capacidades de búsqueda
- Aprovechar las capacidades de almacenamiento más grandes, o ilimitadas, para recuperar datos masivos de forma rentable
Excepción
Algunos programas de sincronización no eliminan automáticamente los archivos de la segunda unidad (la que se está sincronizando). En su lugar, te avisará si un archivo está en la unidad sincronizada pero no en la original. Entonces podrás decidir si eliminas el archivo en la unidad sincronizada o lo restauras en la unidad original.
En Resumen
Aunque las estrategias de sincronización y de copia de seguridad pueden funcionar bien al unísono, una solución de copia de seguridad siempre reinará.
De hecho, los expertos del sector recomiendan tener un total de tres copias de seguridad de los datos, cada una almacenada de forma diferente:
- Un disco duro externo
- Una unidad local del ordenador
- Una opción externa, o basada en la nube
Desde los fallos de los discos hasta los ataques malintencionados a tu información, nunca se es demasiado precavido. Y, sin una copia de seguridad de tus datos críticos, puede ser imposible acceder o recuperar tu información en caso de actividad accidental o maliciosa.
Conclusión final: Sea cual sea tu plan, por el bien de tu información y tus datos, asegúrate de actuar ahora. Sin un plan en marcha, tus datos están en peligro.
¿Usas algún software de copia de seguridad? Si es así, ¿cómo se llama y por qué lo recomiendas?. Si tienes algún otro consejos de ciberseguridad, no dudes en compartirlo en la sección de comentarios.
