Comunicarte con otras personas es parte de tu día a día. Pero, ¿has pensado alguna vez en la importancia de la comunicación interna y externa para una empresa? Si este tema nunca te ha llamado mucho la atención, debes saber que estás perdiendo una gran oportunidad de mejorar; después de todo, compartir información es uno de los factores que más ayuda al crecimiento organizativo.
La propuesta de esta práctica es utilizar los datos de forma inteligente y comunicarse bien con los empleados y los clientes para lograr una mayor calidad en los procesos realizados. Con un flujo de trabajo eficiente, la consecuencia es la consecución de mejores resultados.
Por supuesto, dentro de este contexto, hay muchas variables a considerar. ¿Quieres saber cuáles son? Lee este contenido y descubre qué hacer y por qué es relevante apostar por la comunicación.
¿Por qué es Importante una Buena Comunicación Interna y Externa?
En plena Era de la Información, es impensable dejar de lado una comunicación eficaz. El objetivo es establecer un flujo más eficiente para compartir mensajes, de modo que todos comprendan los propósitos organizativos y trabajen en pos de los objetivos estratégicos. Para alcanzar este nivel, se pueden utilizar varios canales o módulos de comunicación laboral, todo depende de la realidad de tu negocio.
En este escenario, es necesario entender que existe la comunicación interna y la externa. La primera es la que se produce entre compañeros o colaboradores, ya sean empleados o directivos. En otras palabras, es un profesional de la empresa que habla con otro. Por su parte, la segunda abarca al cliente y a un empleado o proveedor.
¿Por qué son importantes? El motivo son sus funcionalidades. Aprende más a detalle sobre cada una de ellas.
Comunicación interna
Para ser eficaz, el diálogo entre los empleados debe centrarse en la mejora del clima organizacional. Se utilizan medios de comunicación institucionales, como radio interna, murales, intranet, chat, etc.
Su propuesta es mejorar la interacción entre los sectores. Por ello, según las estrategias adoptadas, contribuye a la motivación de los empleados, al compromiso y al logro de metas y objetivos.
Es el caso, por ejemplo, del lanzamiento de un producto o servicio. Cuando todos son comunicados y conocen la novedad y sus detalles, pueden crear estrategias de promoción y se sienten valorados por haber sido informados de primera mano.
La comunicación interna también ayuda a reducir los conflictos y a evitar la llamada radio pasillo, es decir, las conversaciones de pasillo que perjudican el rendimiento organizativo. Así, en el caso del despido de un empleado, por ejemplo, todos son avisados a continuación, incluso de los factores que motivaron esta decisión, para evitar los chismes.
Comunicación externa
Con el objetivo de informar a los clientes, proveedores y al público en general, la comunicación externa ayuda a que la empresa destaque en el mercado. A partir de ella, se construye un vínculo con el negocio, que fortalece su reputación en el mercado.
La mayor parte de las acciones se realizan a través de la asesoría de prensa, las relaciones públicas, la publicidad y el marketing. Todas las medidas tienen como objetivo difundir las actividades y proyectos de la organización, así como las posibles inversiones.
¿Cuáles son las Ventajas de Invertir en Comunicación Interna y Externa?
Al trabajar estos dos sesgos de la comunicación, se obtienen varios beneficios. De allí la necesidad de adoptar las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) dentro de la comunicación en la gestión organizacional.
Las tecnologías de la información y comunicación buscan mejorar la eficiencia, la competitividad y la productividad de la empresa a través de las tecnologías. Estas son algunas ventajas que ayudan a potenciar tu negocio:
Precisión en los procesos
Al transmitir la información con claridad y eficiencia, hay menos fallos en los procesos, porque todos interactúan y saben lo que deben hacer. Los empleados se sienten más responsables y realizan sus actividades de forma objetiva y práctica.
Compromiso y motivación
Con las comunicaciones internas y externas, aumenta la sensación de pertenencia en los empleados. El beneficio deriva de la transparencia de los procesos y de las actividades más fluidas.
Reducción de conflictos
Frente al intercambio de información, los empleados interactúan más entre sí y, por lo tanto, hay menos conflictos entre ellos. Los mensajes se transmiten de manera más eficiente y sin discusiones innecesarias derivadas de fallos en la comunicación.
Mejora del clima organizacional
Con una comunicación eficaz, hay más transparencia en las relaciones. Los directivos comparten la información con los empleados, lo que lleva a un aumento de la motivación y del sentimiento de valoración. Como consecuencia, hay menos especulaciones y un clima organizativo más adecuado.
¿Cómo Están los Canales de Comunicación en tu Empresa?
Ahora que has entendido las diferencias entre comunicación interna y externa, llega el momento de analizar la realidad de tu empresa. Lo ideal es hacer efectiva la integración de las acciones, para alcanzar un mayor nivel de eficiencia y productividad.
¿Cómo hacer esto? Primero, analiza cómo se comparte la información en tu negocio. A continuación, se presentan algunas preguntas válidas:
- ¿Los empleados se sienten cómodos hablando con los gerentes?
- ¿Existe una jerarquía muy rígida que impide la libre comunicación?
- ¿Son eficientes los medios disponibles?
- ¿Todos los canales de comunicación son accesibles y adoptados por la mayoría de los empleados?
También vale la pena hacer un mapeo del flujo de trabajo. Identifica todas las actividades y el camino que siguen para finalizar. Al esquematizar este trabajo, tienes una visión más amplia y puedes identificar cuellos de botella, situaciones que requieren corrección e incluso verificar algo que da resultado en un sector y puede implementarse en otro.
A continuación, verifica el flujo de comunicación entre los sectores. Cuando falta un producto en stock, ¿se avisa automáticamente al área de compras? ¿Se pasa la información financiera a contabilidad y viceversa? Sin este respaldo, es inviable poner las acciones en práctica y hacer efectivo un intercambio eficiente.
Además, mientras la gestión financiera planifica el presupuesto y capta y aplica recursos, la contabilidad elabora los estados financieros. Con los datos proporcionados por un área, la otra emite informes relevantes que permiten identificar gastos elevados en algún centro de coste y cuellos de botella existentes. El resultado es una acción más eficiente y precisa.
¿Qué Sugerencias se Pueden Implementar en el Negocio?
La mejor manera de tener éxito en las acciones realizadas es crear un flujo de comunicación interna y externa eficiente. ¿Cómo alcanzar este nivel? La respuesta pasa por la aplicación de los siguientes consejos:
Estructura tus procesos
Los datos de un sector suelen ser utilizados por otra área. Compártelos de manera eficiente a partir de la estructuración de procesos internos. Para ello, entiende dónde se genera la información y a qué departamentos debe ir. Comprueba si el flujo se produce con normalidad y si existe algún cuello de botella. Por ejemplo, la falta de un software de integración tiende a dificultar el intercambio de mensajes y perjudicar la interacción.
Invierte en tecnología
Un software de gestión empresarial (ERP) centraliza todos los datos y los pone a disposición de los diferentes sectores. De este modo, tanto el sector financiero como el contable, de ventas, compras, etc., acceden a la misma información y pueden utilizarla adecuadamente.
Ten en cuenta que el ERP contribuye a la mejora de la comunicación interna al automatizar la comunicación y facilitar la identificación de no conformidades y mejoras necesarias.
Cuenta con la ayuda de un servicio de contabilidad
El despacho contable es el que proporciona los datos para ayudar a la empresa a crecer. Lo ideal es contar con una actuación en línea y servicios diversificados, como: asesoría contable, tributaria y laboral, y BPO financiero. De este modo, también cuentas con información financiera trabajada por el mismo equipo para obtener mejores resultados.
Con estos servicios, te garantizas que se cumplirán todas las obligaciones tributarias y laborales, como el cálculo de la nómina, la escritura fiscal, la auditoría electrónica de declaraciones complementarias, etc. No solo eso, cuentas con planificación tributaria, gestión de cuentas por pagar y cobrar, proyección y análisis de flujo de caja y emisión de informes.
Al aplicar todas estas estrategias, obtendrás resultados más efectivos que ayudarán en la comunicación interna y externa de tu empresa. Las medidas ayudarán a la motivación de los empleados y a la adopción de buenas prácticas. Con el tiempo, será más fácil alcanzar los objetivos estratégicos organizativos, especialmente de los sectores financiero y contable.
