3 Maneras Súper Fáciles de Enviar Archivos Grandes por Correo

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Cómo Enviar Archivos Grandes por Correo Electrónico
Cómo Enviar Archivos Grandes por Correo Electrónico

Por fin has completado tu presentación de trabajo. Todo el material y las imágenes relevantes están listos en formato de vídeo. Pero cuando pulsas el botón de “Enviar” para enviárselo a tu cliente, profesor o socio, aparece el temido “Lo siento. Archivo demasiado grande“.

Te estarás preguntando qué ha fallado.

Pues bien, nuestras cuentas de correo electrónico no tienen tanto espacio de almacenamiento como se podría pensar. Gmail, por ejemplo, tiene una capacidad de archivo de hasta 25 MB solamente.

De hecho, las limitaciones de tamaño de mensaje para:

  • Gmail: 25 MB
  • Yahoo Mail: 25 MB
  • Outlook: ~ 20 MB (para el correo electrónico de Internet predeterminado, pero tu empresa puede limitar los tamaños a nivel de Exchange)

¿Significa esto que tendrás que entregar físicamente tu presentación en un pen drive? En absoluto.

Limitaciones de tamaño de archivo por correo
Limitaciones de tamaño de archivo por correo

En esta guía, te mostraremos tres (3) formas fáciles y gratis de enviar archivos grandes por correo electrónico.

¿Preparado? Empecemos.

Método 1: Subir tus archivos a un espacio de almacenamiento en la nube

Los espacios de almacenamiento en la nube como Dropbox, OneDrive y Google Drive son excelentes formas de enviar archivos grandes por correo electrónico.

Es especialmente útil para enviar imágenes y gráficos de alta calidad y documentos muy largos con mucho texto. Precisamente, esta opción es la que mejor funciona para autónomos, estudiantes, escritores y para uso oficial.

Dependiendo de tu proveedor de correo electrónico, puedes utilizar el servicio de almacenamiento en la nube correspondiente (por ejemplo, Google Drive para Gmail y OneDrive para Outlook.com). Si decides utilizar Dropbox, primero tendrás que subir los archivos grandes a la plataforma y luego compartir el enlace web.

¿Suena desalentador? No te preocupes, no lo es. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

Envío de archivos grandes a través de Google Drive

Si ya tienes el archivo subido a Google Drive, puedes seleccionarlo al redactar el correo electrónico. Si por el contrario el archivo está guardado en tu ordenador, tendrás que subirlo primero a Google Drive y luego enviarlo por correo electrónico.

  • Paso 1. Abre tu buzón de Gmail. Haz clic en el botón Redactar situado en la parte superior izquierda de la pantalla. Aparecerá una ventana emergente de Nuevo Mensaje en tu pantalla.
Redactar en GMail
Redactar en GMail
  • Paso 2. Haz clic en el icono de Google Drive. Ahora verás un cuadro de diálogo Insertar archivo usando Google Drive en tu pantalla.
Insertar desde Google Drive
Insertar desde Google Drive
  • Paso 3. Si ya has subido el archivo grande a tu cuenta de Google Drive, busca el archivo en tu Drive y haz clic en el botón Insertar.
Insertar enlace desde Drive
Insertar enlace desde Drive

Si no lo has hecho, haz clic en la pestaña Subir del menú superior y en Seleccionar archivos de tu dispositivo. Selecciona Subir para añadir el archivo a tu cuenta de Google Drive después de seleccionarlo.

Subir archivo a Google Drive
Subir archivo a Google Drive

Ahora verás el enlace de Google Drive añadido a tu correo. Establece los permisos que desees -visitador, comentarista y editor- antes de enviar el correo.

Envío de archivos grandes a través de Dropbox

Dropbox es una de las mejores soluciones de almacenamiento en la nube y es utilizada habitualmente por empresarios y profesionales para enviar todo tipo de archivos.

Al igual que Google Drive, el envío de archivos grandes a través de Dropbox es súper sencillo y apenas lleva unos minutos.

  • Paso 1. Escribe www.dropbox.com en tu navegador web. Accede a tu cuenta escribiendo tu correo electrónico y tu contraseña.
  • Paso 2. Haz clic en Todos los archivos que se encuentra en la barra de menú lateral hacia el lado izquierdo de tu pantalla. Aparecerá una lista completa de todos tus archivos y carpetas en la plataforma.
Todos los Archivos en Dropbox
Todos los Archivos en Dropbox
  • Paso 3. Busca el archivo que deseas compartir por correo electrónico. Pasa el mouse por encima del archivo en cuestión. Haz clic en los tres puntos horizontales (este es el icono Más).
Icono Más en Dropbox
Icono Más en Dropbox
  • Paso 4. Haz clic en Compartir en el menú desplegable. Alternativamente, también puedes Copiar vínculo directamente.
Copiar enlace en Dropbox
Copiar enlace en Dropbox
  • Paso 5. Puedes compartir el archivo con personas específicas añadiendo sus respectivas direcciones de correo electrónico en el campo Añadir un correo electrónico o nombre.
Compartir archivos en Dropbox
Compartir archivos en Dropbox
  • Paso 6. También puedes cambiar los permisos para compartir dándoles acceso de edición o de visualización antes de generar el enlace.

También puedes compartir el enlace manualmente seleccionando el enlace Copiar. Una vez que veas el mensaje emergente que te notifica que el enlace para compartir ha sido copiado, puedes pegarlo en cualquier plataforma a través de la cual planees compartirlo.

También puedes obtener el enlace para compartir desde la aplicación de Dropbox que hayas descargado en tu teléfono o en tu ordenador.

Compartir archivos grandes a través de OneDrive

OneDrive es una excelente solución para que los usuarios de Outlook envíen archivos grandes. Ten en cuenta que primero tendrás que guardar tu archivo en OneDrive para la Empresa antes de compartirlo.

  • Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta de OneDrive.
Cuenta personal en OneDrive
Cuenta personal en OneDrive
  • Paso 2. Haz clic con el botón derecho en el archivo que quieres compartir. Aparecerá un menú desplegable en tu pantalla. Selecciona Compartir.
Compartir Archivos con OneDrive
Compartir Archivos con OneDrive
  • Paso 3. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas que quieres compartir el archivo grande. También puedes establecer los permisos de edición que desees y añadir un mensaje antes de enviar la invitación por correo electrónico.
Invitaciones y Permisos con OneDrive
Invitaciones y Permisos con OneDrive

Todos los destinatarios previstos recibirán pronto un correo electrónico con el enlace para ver el archivo grande. También puedes generar el enlace manualmente y copiarlo y pegarlo en una plataforma de tu elección como el correo electrónico o Whatsapp, lo que prefieras.

Método 2: Utilizar un software de compresión de archivos

Cuando quieras enviar varios archivos a la vez, es mejor utilizar una herramienta de software de compresión de archivos en lugar de un enlace de almacenamiento en la nube. Es más fácil ahorrar tiempo, ya que puedes enviar una carpeta de archivos a la vez. El hecho de que puedas ahorrar toneladas de espacio es otra ventaja.

Aunque puedes utilizar aplicaciones de terceros para este fin, también es posible comprimir el archivo directamente en tu ordenador.

Vamos a hablar de cómo puedes comprimir un archivo o carpeta convirtiéndolo en una versión ZIP. Esto es lo que tienes que hacer:

  • Paso 1. Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo grande que deseas enviar por correo electrónico. Aparecerá un cuadro desplegable.
Comprimir Archivos para Enviar por Email
Comprimir Archivos para Enviar por Email
  • Paso #2 Haga clic en Comprimir “nombre-archivo-documento”.

Y ya está.

Generalmente, los archivos que han sido comprimidos en un archivo ZIP reducen su tamaño entre un 10 y un 75%. Es definitivamente un rango muy amplio, pero eso es porque la compresión depende de cuánto espacio está disponible dentro de los datos del archivo para que el algoritmo de compresión haga su magia.

Una vez que tu carpeta esté comprimida, junto con tus archivos, puedes simplemente enviarla por correo a tus destinatarios como lo harías normalmente.

Método 3: Utilizar un servicio online gratuito

Puedes enviar archivos de gran tamaño por correo electrónico a través de un servicio online gratuito, siempre y cuando los archivos no sean de carácter confidencial o sensible.

Hay muchos servicios gratuitos en línea que te permiten subir tus archivos grandes y luego enviarlos por correo electrónico a tus colegas o amigos. Jumpshare, por ejemplo, permite a sus usuarios utilizar hasta 250 MB de archivos con una cuenta gratuita. Ydray, permite hasta 5GB. Si quieres enviar archivos aún más grandes, tienes que inscribirte en sus planes de pago.

Aquí es cómo puedes enviar archivos de gran tamaño a través de Jumpshare a tus destinatarios de correo electrónico:

  • Paso 1. Regístrate para obtener una cuenta gratuita de Jumpshare.
  • Paso 2. Una vez que tu cuenta esté configurada, haz clic en Upload para subir tus archivos grandes en la plataforma.
Subir Archivos en Jumpshare
Subir Archivos en Jumpshare
  • Paso 3. Pasa el cursor por encima del archivo una vez que se haya completado la carga. Verás un icono de rueda dentada – haz clic en él.
Compartir enlace con Jumpshare
Compartir enlace con Jumpshare
  • Paso 4. Haz clic en Share en el menú desplegable. Aparecerá un cuadro emergente en tu pantalla.
Compartir y enviar archivos por Email
Compartir y enviar archivos por Email
  • Paso 5. Escribe los nombres o direcciones de correo electrónico de tus destinatarios. Luego haz clic en el botón Send (Enviar) cuando hayas terminado.

También puedes programar el envío del enlace para compartir en un momento posterior según tu conveniencia.

Growuz brinda servicios para crear tu propio almacenador de archivos. El resultado es algo similar a https://files.growuz.com/. (Contacta con ellos si estás interesado)

El resultado final

Estos 3 consejos son una forma sencilla de empezar a optimizar tus archivos para el correo electrónico sin que te rechacen por el tamaño del archivo adjunto.

¡Ahora deberías saber cómo enviar archivos grandes por correo electrónico! A veces, uno de ellos hace el truco y otras veces puede ser una combinación de todos ellos. Con tal de que los archivos se entreguen, ¡haz lo que sea necesario! Asegúrate de difundir entre tus colegas algunos de estos consejos sobre cómo enviar archivos grandes por correo electrónico.

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