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Cómo restaurar una versión anterior de documentos en Office

Restaurar versión anterior del documento

Microsoft Office es el paquete de productividad más avanzado disponible actualmente en Windows, y su lanzamiento en otras plataformas como Android e iOS, ayuda a seguir trabajando con los documentos incluso cuando se está en movimiento.

1. Versión anterior

Una de las mejores y menos utilizadas características de las aplicaciones de Microsoft Office es la capacidad de ver versiones anteriores de archivos y restaurarlos. Esta función está disponible no sólo en Office para Windows (Office 2016), sino también en Office 365, Office para Mac, iOS y Office Online. Esta funcionalidad no está presente en la versión Android de la suite de productividad.

“Microsoft Office guarda automáticamente versiones de los archivos SharePoint, OneDrive y OneDrive para empresas mientras trabaja en ellos. Estas versiones permiten mirar hacia atrás y comprender cómo han evolucionado los archivos con el tiempo, brindando la posibilidad de restaurar versiones anteriores en caso de que se haya cometido un error”, explica Microsoft.

Lo primero que se debe saber sobre esta característica es que requiere que los archivos se almacenen en la nube, para poder hacer un seguimiento de los cambios y permitir restaurarlos a una versión anterior. En otras palabras, se debe utilizar OneDrive o SharePoint Online para guardar los archivos de Office. Si se almacenan localmente, la opción no estará disponible.

2. Restaurar

Microsoft Office 2016

Microsoft Office 2016

Restaurar un archivo a una versión anterior en Microsoft Office 2016 para Windows es en realidad mucho más fácil que en todas las demás versiones. Si los archivos se guardaron en la nube, todo lo que se necesita hacer es seguir esta ruta:

Archivo > Información > Administrar documento > Recuperar documentos

Ahora simplemente se elije la versión que se desea restaurar, seleccionamos y hacemos clic en el botón Recuperar.

Por otro lado, si se utiliza Office 365, hay una ruta diferente que se debe seguir:

Archivo > Información > Administrar documento > Recuperar documentos

En Microsoft Office 2016 o 2019 para Mac, aquí es donde se encuentra la sección de historia:

Archivo > Información

Si se desea restaurar una versión anterior de un documento que ya está abierto en una aplicación de Office, simplemente se hace clic en el botón Recuperar de la barra de mensajes (después de realizar las instrucciones anteriores) y listo.

Recuperar guardará el archivo actual como una nueva versión y luego reemplazará el archivo actual con el contenido de la versión que eligió restaurar”, explica Microsoft. Esta función resulta especialmente útil cuando se trabaja con documentos, presentaciones o proyectos más complejos, donde podemos realizar cambios.

3. Autoguardar

La información de documentos funciona junto con la opción Autoguardar, que guarda automáticamente los documentos cuando se almacenan en la nube, ayudando a crear nuevas copias de seguridad de archivos que pueden ser restauradas posteriormente utilizando las instrucciones mencionadas anteriormente.

“La función Autoguardar está activada cuando un archivo se almacena en OneDrive, OneDrive para empresas o SharePoint Online y guarda automáticamente los cambios en la nube mientras se trabaja. Y, si otras personas están trabajando en el mismo archivo, Autoguardar permite ver los cambios en cuestión de segundos“, explica Microsoft.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que Autoguardar sólo está disponible en Windows y MacOS, los suscriptores de Office 365 también lo reciben para Excel, Word y PowerPoint. La función se activa cada pocos segundos para asegurarse de que todos los cambios se guardan, pero Microsoft dice que el tiempo también depende del proyecto en el que esté trabajando y de las modificaciones que haga en el documento.

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