Un sistema ERP, es una herramienta de software cuya función es la planificación de los recursos de una empresa, (Enterprise Resource Planning). Se trata básicamente de la integración de distintas aplicaciones que al funcionar de forma centralizada permiten la automatización de diferentes procesos relativos a la productividad y la operacionalidad de una organización.
Al gestionar la información de los diferentes departamentos de una organización, el sistema ERP se encarga de facilitar el acceso a la información de los respectivos sectores de una forma integrada.
Algunas de las características fundamentales de un sistema de gestión ERP, son la posibilidad de realizar nuevas configuraciones sobre las funciones del mismo, y la posibilidad de expansión. La posibilidad de establecer nuevas funcionalidades permite que este sistema se pueda adaptar a las necesidades específicas de cada organización. Los ajustes sobre las funciones se pueden realizar en cualquier momento, demostrando la flexibilidad que esta herramienta de software tiene para ofrecer.
Antes de implantar un sistema ERP, es recomendable realizar una evaluación del modelo organizacional, y de los procesos involucrados en su funcionamiento, a partir de este análisis se podrán evaluar las estrategias aplicadas, y los canales de transmisión de información entre los diferentes sectores que la conforman. El momento de la implantación de un sistema de gestión de información ERP es un buen punto para realizar revisiones, y las modificaciones pertinentes para la optimización del funcionamiento de la organización.
La piedra fundamental del sistema de software ERP, es la centralización y unificación de la información que proviene de los distintos departamentos de la organización, evitando la gestión de datos duplicados, y facilitando el flujo de información relevante a través de un sistema de gestión de información centralizado.
Ventajas del Sistema de Gestión de Información ERP
Hay múltiples beneficios en la aplicación de un sistema ERP para una organización. El primero de ellos es la mejora de los procesos de gestión de información. Un manejo centralizado, con información coherente y relevante, tendrá un impacto en la ejecución de los procesos, logrando una optimización integral del funcionamiento de una organización.
A partir de una mejora en la gestión de información, se cuenta con datos más robustos para desarrollar análisis que conduzcan a procesos de toma de decisiones más eficientes. El perfeccionamiento de la toma de decisiones es otro de los beneficios de la implementación de un sistema ERP.
Seguridad
En toda organización, la seguridad respecto al manejo de la información es un tema relevante. Con la implementación de un sistema ERP todos los datos se encuentran dentro de un mismo sistema. Dentro de esta herramienta los datos se encuentran protegidos y la información puede ser restringida y habilitada a diferentes usuarios en compartimientos de acceso. Esta herramienta de software también facilita la realización de copias de seguridad y el mantenimiento de la información de las bases de datos.
Posibilidad de adaptación a nuevas necesidades
A partir de una evaluación previa sobre las distintas necesidades de una organización, con la implementación del sistema ERP se tomarán en cuenta los requerimientos funcionales evaluados, para de esa manera poder maximizar las posibilidades de funcionamiento de este sistema de gestión.
