¿Qué es PRINCE2?: Principios, Temas y Procesos

Echemos un vistazo más de cerca al framework de gestión de proyectos PRINCE2.

1. Qué es PRINCE2

PRINCE2 es una metodología de gestión de proyectos para desarrollar aplicaciones, software y servicios. PRINCE2 es un acrónimo de PRojects IN Controlled Environments y se ha creado con un enfoque lineal. Los proyectos se dividen en etapas y cada uno se completa antes del siguiente inicio.

Quienes participan en los proyectos mantienen líneas claras de comunicación y trabajan en colaboración para obtener mejores resultados.

PRINCE2 se adapta mejor a proyectos donde es poco probable que haya factores externos que afecten el desarrollo. Por ejemplo, las condiciones cambiantes del mercado pueden tener un efecto adverso en los proyectos PRINCE2, al igual que el comportamiento cambiante del usuario.

No es tan flexible como Agile, por ejemplo, y es por esto que quizás no sea tan popular como la técnica más fluida de desarrollar aplicaciones y servicios.

El método fue creado en 1996 principalmente para proyectos gubernamentales. Fue adquirido por AXELOS, un proyecto de colaboración entre Cabinet Office y Capita, de otro organismo gubernamental llamado Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), que desarrolló la idea de PRINCE en 1989.

La asociación ahora es responsable de desarrollar el marco y crear la documentación de respaldo. La última versión se actualizó en 2017, integrando un marco más ágil en comparación con las iteraciones anteriores.

2. Principios de PRINCE2

PRINCE2 se considera una metodología de gestión de proyectos “basada en principios“, que se basa en siete (7) temas y siete (7) procesos en los que cada uno interactúa con siete principios fundamentales. Estos principios son universales en su aplicación, independientemente del idioma o la cultura, y están diseñados para permitir que los involucrados influyan en el resultado del proyecto.

Estos son:

1. Justificación empresarial: la ponderación de los riesgos frente a posibles beneficios.
2. Aprender de las experiencias: construyendo sobre errores de proyectos anteriores.
3. Funciones y responsabilidades definidas: una jerarquía organizativa clara: gerentes de equipo que manejan las tareas diarias, que informan a los gerentes de proyecto, quienes a su vez informan a una junta ejecutiva superior
4. Gestionado por etapas: proporciona puntos de control para que la junta revise el progreso para evaluar la justificación. La autoridad para gestionar las etapas se delega al gerente del proyecto.
5. Gestión por excepción: la idea de que la autoridad debe delegarse utilizando ‘tolerancias‘: rangos de umbral para el costo, tiempo, calidad, alcance y beneficios de un proyecto
6. Enfoque en los productos: el acuerdo sobre la cantidad y la calidad del producto que se entrega debe formar la base de cualquier proyecto y sus informes.
7. Adaptado al entorno: PRINCE2 es genérico de forma predeterminada y debe adaptarse en función del riesgo, la complejidad, el tamaño del proyecto y la importancia

Éstas forman las filosofías fundamentales que los gerentes de proyectos deben considerar al abordar una tarea. Sin embargo, el marco general se basa en la interacción entre estos principios y lo que se considera “temas” y “procesos“, los cuales también se dividen en siete elementos.

3. Temas de PRINCE2

Los temas dictan las prioridades subyacentes de cualquier proyecto y deben considerarse y mantenerse en cada etapa. Estas deben considerarse como reglas para las mejores prácticas, que ayudan a garantizar que un proyecto tenga la mejor oportunidad de tener éxito a tiempo y dentro del presupuesto.

Específicamente son:

1. El caso de negocio: costos vs. beneficios
2. Organización: manteniendo una jerarquía clara
3. Calidad: un enfoque en el producto
4. Planes: informes regulares
5. Riesgo: una estrategia clara para manejar el riesgo
6. Cambio: un sistema claro para permitir que un gerente de proyecto realice cambios en los productos
7. Progreso: la comunicación continua de cómo está progresando un proyecto

4. Procesos de PRINCE2

Si bien los Temas representan las “reglas” persistentes, los Procesos describen las actividades y etapas específicas de un proyecto y quién es responsable de realizarlas:

1. Puesta en marcha de un proyecto: la información inicial se filtra a la junta ejecutiva del proyecto, para que puedan filtrar las buenas ideas de las malas.
2. Dirigir un proyecto: puntos regulares dentro de un proyecto para que el consejo decida si ha continuado la justificación comercial.
3. Iniciar un proyecto: esto establece las bases firmes para el proyecto. Es cuando se redactan el plan del proyecto y el caso de negocio detallado, así como las estrategias para gestionar los riesgos, la comunicación y la calidad.
4. Controlar una etapa: el gerente del proyecto lo realiza con regularidad e implica el dictado de las distintas responsabilidades, incluida la asignación de trabajo a los equipos, la gestión de riesgos y la garantía de que las etapas permanecen dentro de las tolerancias.
5. Gestión de la entrega del producto: durante esta etapa, todos los productos especializados están diseñados, fabricados y verificados para garantizar que cumplen con los requisitos.
6. Gestión de un límite de etapa: realizada por el gerente del proyecto al final de cada etapa, esto prepara la información requerida por la junta para ayudarlos a decidir si continuar o no.
7. Cierre de un proyecto: implica obtener el acuerdo de los usuarios y los equipos de operación de que los productos son satisfactorios. También es una oportunidad para que los gerentes de proyecto informen sobre los logros del proyecto y cualquier acción de seguimiento requerida.

Los Principios, Temas y Procesos se combinan para formar una hoja de ruta altamente estructurada que un proyecto puede acoger para una amplia variedad de proyectos, además de garantizar un alto nivel de visibilidad y oportunidades frecuentes para evaluar el progreso y realizar cambios.

5. Certificación PRINCE2

Una capacitación certificada en PRINCE2 mejora tus habilidades como Gerente de Proyecto exitoso. Veamos algunos de los principales beneficios de esta certificación.

• Se puede aplicar sobre cualquier proyecto.
• Se entrega para el reconocimiento aparente de las responsabilidades del proyecto.
• Su énfasis en el producto aclara lo que una tarea proporcionaría
• Se basa en un estilo de ‘gestión por excepción‘ que garantiza un uso eficiente y económico del tiempo de gestión del proyecto.
• Describe una estructura de informes precisa pero rentable.
• Promueve el aprendizaje más la mejora continua en las organizaciones.

PRINCE2 ha ganado popularidad entre muchas organizaciones en todo el mundo, y como tal es una certificación ampliamente reconocida y respetada. Su flexibilidad y aplicación universal la han convertido en una herramienta atractiva para las empresas que están experimentando cambios, particularmente a través de la transformación de las empresas. Si estás buscando ingresar a la gestión de proyectos, la certificación PRINCE2 se ve muy bien en un CV. Sin embargo, según el tipo de proyecto que desees gestionar, una metodología agile te puede dar un mejor servicio.

AXELOS opera su propio programa de certificación basado en exámenes, disponible a través de su sitio web. Sin embargo, hay cientos de proveedores de cursos acreditados que ofrecen oportunidades para aprender en línea o durante las clases de fin de semana; solo asegúrate de buscar la credencial de acreditación AXELOS.