Cómo usar Microsoft Forms para crear encuestas profesionales

Las encuestas son herramientas fantásticas para capturar información de tus clientes o compradores con respecto a tus productos o servicios. Pueden ayudarte a tomar decisiones más informadas sobre tus ofertas comerciales.

Si bien existe una variedad de herramientas para crear encuestas, una aplicación muy simple es Microsoft Forms, que reemplaza a Microsoft InfoPath. Si deseas probar esta herramienta, este artículo te guiará a través de los pros y contras de la creación de una encuesta con Microsoft Forms.

1. Crear una encuesta en Microsoft Forms

Para comenzar, dirígete al sitio web de Microsoft Forms e inicia sesión con las credenciales de tu cuenta de Microsoft. En la pantalla Mis formularios, haz clic en Nuevo formulario para crear tu encuesta.

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Dale a tu formulario un título y opcionalmente una descripción. Puedes hacer clic en el ícono de la imagen para cargar una imagen desde tu computadora o OneDrive, o buscar en Bing una imagen que se ajuste. Y puedes seleccionar un tema desde la parte superior o usar una imagen propia como fondo.

A medida que continúes creando tu encuesta, Microsoft Forms la guardará automáticamente. Por lo tanto, no tienes que preocuparte por perder ninguno de tus trabajos.

También debes hacer clic en el botón Vista previa en la parte superior al crear tu encuesta. Esto te permite ver la encuesta como lo harán sus participantes. Puedes usar los botones adicionales en la parte superior para verlo tanto en una computadora como en un dispositivo móvil.

1.1. Elegir un tipo de pregunta de encuesta

Para agregar una pregunta, haz clic en el botón Agregar nuevo de color verde. Puedes elegir entre varios tipos de preguntas.

• Opción: Preguntas de opción múltiple que ofrecen una opción «Otras» para una respuesta.
• Texto: Texto de forma libre para tu pregunta y la respuesta del participante.
• Clasificación: Utilizas hasta 10 niveles con estrellas o números para el sistema de clasificación.
• Fecha: Una entrada de fecha simple para tu participante.
• Clasificación: Tu participante mueve los elementos que suministra hacia arriba y hacia abajo en la lista para clasificarlos.
• Likert: Opciones de escalado de respuestas para las declaraciones que proporciones.
• Net Promoter Score: Tu participante selecciona una puntuación para tu respuesta de los números uno a diez.

También puedes optar por crear una nueva Sección en tu encuesta si deseas dividirla en diferentes áreas. Dale a cada sección un nombre, una descripción y una imagen si lo deseas.

1.2. Características del tipo de pregunta

Si bien algunas preguntas son muy básicas y no requieren nada adicional, otras te ofrecen opciones flexibles. Por ejemplo, el tipo de pregunta Fecha es simplemente eso; el participante ingresa una fecha y no hay nada que ajustar. Sin embargo, con el tipo de pregunta Opción, puedes cambiar el estilo de la pregunta y reorganizar las respuestas.

Así que echemos un vistazo a esos tipos de preguntas detalladas y sus características.

Tipo de pregunta Opción:

Para preguntas de opción múltiple, ingresarás tu pregunta y las posibles respuestas. Por defecto, las respuestas usan botones de radio. Pero puedes elegir usar un estilo de menú si lo prefieres haciendo clic en el botón Más > Menú desplegable.

Si deseas que tus participantes puedan elegir más de una respuesta, puedes habilitar la opción para Varias respuestas en la parte inferior. Y si deseas una opción de escritura, puedes hacer clic en Agregar la opción "Otras"

Puede reorganizar las respuestas en tu lista haciendo clic, arrastrándolos a sus nuevas ubicaciones y liberando.

Tipo de preguntaTexto:

Si bien esto es para que el participante escriba su respuesta, puedes ajustar este tipo de pregunta para los números y agregar restricciones.

Haz clic en el botón Más > Restricciones. En el cuadro desplegable Restricciones, puedes elegir entre opciones como Mayor que, Menor que o igual a, Menor que. Simplemente elige tu restricción preferida e ingresa los detalles correspondientes.

Tipo de pregunta Clasificación:

Como se mencionó anteriormente, el tipo de pregunta de Calificación ofrece hasta 10 niveles y números o estrellas para el sistema de clasificación. Además, puedes agregar etiquetas para la primera y la última estrella o número en la clasificación. Haz clic en el botón Más > Etiqueta.

1.3. Ajustar la configuración para las preguntas de la encuesta

Después de seleccionar un tipo de pregunta, tieneS algunas configuraciones que puedeS cambiar según sea necesario. En la parte superior de la sección de una pregunta, veráS botones para copiarla, eliminarla, moverla hacia arriba o hacia abajo.

En la parte inferior de la sección de una pregunta, verás un interruptor de alternancia si deseas hacer la pregunta Obligatoria. Puedes ver opciones adicionales junto a eso, dependiendo del tipo de pregunta. Por ejemplo, si usas el tipo de pregunta Texto, puede habilitar un cambio para Respuesta larga para el participante.

El botón Más (icono de tres puntos) en la parte inferior derecha también ofrece opciones según el tipo de pregunta, como Subtítulo, Orden aleatorio o Restricciones.

1.4. Elegir la configuración para tu encuesta

Una vez que tu encuesta esté completa, puedes seleccionar las opciones para las respuestas. Haz clic en el botón Más (icono de tres puntos) en la parte superior derecha de la página de la encuesta y selecciona Configuración.

Aquí, verás opciones para aceptar respuestas, fechas de inicio y finalización, mezclar preguntas, recibir una notificación por correo electrónico y personalizar un mensaje de agradecimiento. Marca los cuadros para la configuración que desees e ingresa los detalles correspondientes.

2. Comparte tu encuesta

Tienes algunas buenas opciones para enviar o compartir tu encuesta completada. Haz clic en el botón Enviar en la parte superior para ver estas opciones.

• Copiar un enlace a la encuesta y enviarlo a tus participantes.
• Descargarun código QR para compartir con tus participantes.
• Agarrar el código de inserción para poner la encuesta en una página web.
• Crear y envíar un correo electrónico con un enlace a tu encuesta.
• Compartir tu encuesta directamente en Facebook o Twitter.

3. Revisar las respuestas de tu encuesta

Si deseas ver todas las respuestas a tu encuesta, vuelve Microsoft Forms e inicia sesión. Verás la cantidad de respuestas que tienes para tu encuesta en la página Mis formularios.

Haz clic en tu encuesta y seleccione la pestaña Respuestas de la parte superior. Luego, obtendrás una gran cantidad de información que comienza con la cantidad de respuestas, el tiempo promedio para completar y el estado de su encuesta.

Puedes hacer clic en el botón Ver resultados para ver cada encuesta completada por participante. Y puedes guardar todas las respuestas en una hoja de cálculo haciendo clic en la opción Abrir en Excel.

Para cada pregunta, verás las respuestas dadas por tus participantes de una manera diferente. Por ejemplo, el tipo de pregunta Opción mostrará sus respuestas en un gráfico circular ingenioso, así como el número de respuestas por respuesta.

4. Prepara tus preguntas

Ahora que has analizado bien cómo funciona Microsoft Forms para crear encuestas, es hora de armar las tuyas. Prepara tus preguntas, dirígete al sitio de Microsoft Forms y crea tu encuesta.

Si deseas probar más de una herramienta de encuesta para ver cuál te gusta más, también puede consultar nuestro artículo en Microsoft Forms vs Google Forms: ¿El mejor para encuestas? para obtener una comparación clara.

¡Listo! ¡Y básicamente es esto! Sin complicaciones y de forma muy rápida. Sigue visitando nuestro blog y encontrarás más trucos que te harán todo más sencillo. No olvides COMPARTIR el artículo y darle Like a nuestra fanpage de Facebook y/o suscribirte al canal de YouTube.